Sosyal medya ekibinde rol ve yetki dağılımı nasıl yapılır?
· 4 dk okuma
Ekip büyüdükçe en sık duyulan cümle "bunu kim paylaştı?" olur. Herkesin her şeyi yapabildiği bir hesapta hatalı bir gönderi yayına çıkabilir, onay bekleyen bir içerik unutulabilir, ayrılan bir çalışan hâlâ hesaplara erişebilir. Rolleri baştan net dağıtmak bu sorunların çoğunu önler.
Rolleri kişilere değil iş adımlarına göre tanımlayın
Önce işin adımlarını yazın, sonra her adımı kimin yapacağını. Sosyal medyada adımlar genellikle şunlardır:
- Hazırlamak: fikir, metin ve görselden taslak oluşturmak.
- İncelemek ve onaylamak: taslağın markaya, dile ve hedefe uygun olduğuna karar vermek.
- Yayınlamak: onaylanan içeriği planlamak ya da hemen paylaşmak.
- Yanıtlamak: yorum ve mesajlara dönmek.
- Raporlamak: sonuçlara bakıp değerlendirmek.
- Yönetmek: ekibi, kanalları ve ayarları düzenlemek.
Küçük bir ekipte bir kişi birkaç adımı birden üstlenebilir. Önemli olan, yayından önce en az iki gözün içeriğe bakmasıdır: hazırlayan ile onaylayan aynı kişi olmamalı.
Fourdeck'teki beş rol
- Kurucu: tüm yetkiler, faturalandırma ve plan yönetimi. Çalışma alanının sahibidir.
- Yönetici: her şeyi yapar; ekibi, kanalları ve ayarları yönetir.
- İçerik yöneticisi: oluşturur, onaylar ve yayınlar; gelen kutusunu ve analitiği kullanır.
- Editör: taslak oluşturur ve onaya gönderir; yayınlayamaz.
- İzleyici: görüntüler ve yorum yapar.
Free ve Solo planlar tek kullanıcılıdır; çalışma alanına ekip üyesi eklemek ve roller dağıtmak Team planında açılır.
Yetki tablosu
| Yetki | Kurucu | Yönetici | İçerik yöneticisi | Editör | İzleyici |
|---|---|---|---|---|---|
| Yorum | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Oluştur | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Etiket | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Onayla | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Yayınla | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Gelen kutusu | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Analitik | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Kanal | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Ekip yönetimi | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Faturalandırma | ✓ | — | — | — | — |
"Kanal" yetkisi sosyal hesap bağlamayı, yeniden bağlamayı ve kaldırmayı kapsar. Ekip yönetimi ve faturalandırma ise role bağlıdır: ekibi kurucu ve yöneticiler yönetir, faturalandırmayı yalnızca kurucu.
Rol bir başlangıçtır: kişiye özel yetkiler
Gerçek ekipler tabloya tam oturmaz. Örneğin bir editörün yayın yetkisi olmadan gelen kutusuna da bakması gerekebilir. Fourdeck'te bir üye rolünü korurken ona tek tek yetki ekleyebilir ya da rolünden gelen bir yetkiyi kaldırabilirsiniz.
Ajanslarda müşteriyi sürece katmak
Müşterinin içerikleri görmesini ve yorum bırakmasını istiyorsanız İzleyici rolü yeterlidir. Müşteri onayını da Fourdeck içinde almak istiyorsanız, İzleyici rolüne yalnızca Onayla yetkisini ekleyebilirsiniz. Böylece müşteri içerik değiştirmeden ve yayınlamadan onay verebilir.
Her müşteriyi ayrı bir çalışma alanında tutun. Üyelikler çalışma alanı bazında tanımlandığı için bir ekip arkadaşını yalnızca çalıştığı müşterilerin alanlarına ekleyebilirsiniz.
Ayda bir yetki kontrolü yapın
- Ekipten ayrılan ya da projeden çıkan kişileri çalışma alanından kaldırın.
- Geçici olarak verilen ek yetkileri geri alın.
- Yayın yetkisi olan kişi sayısının gerçekten gereken kadar olduğuna bakın.
- Bağlı kanalları kimin bağladığını ve bağlantıların hâlâ çalıştığını kontrol edin.
Bu kontrol beş dakika sürer ama yanlış kişinin yanlış hesaba erişmesinin önüne geçer.